Réglement intérieur de l'association

REGLEMENT INTERIEUR



Le règlement intérieur a pour objet de préciser le statut de l'association :

« Bedford Van Club »

il ne saurait s'y substituer. Il lui est donc totalement dépendant et doit y être adapté.



Article 1

Les membres

Cotisation

Les membres adhérant doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle de 30,00 €uros et dans un maximum de 15,00 €uros pour les mineurs (pour les mineurs le montant est décidé par le conseil d’administration au cas par cas).

Le montant de la cotisation est fixé annuellement par l'assemblée générale sur proposition du conseil d'administration.

La cotisation annuelle devra être renouvelée au cours des 2 premiers mois de chaque nouvelle année.

Le trésorier accuse réception de l’encaissement par l’envoi d’un reçu à l’adhérent sous forme électronique. Un reçu papier est néanmoins possible à la demande de l’adhérent.

Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d'année en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre.

Admission des nouveaux membres

Les personnes désirant adhérer devront remplir un bulletin d’adhésion. Chaque nouveau membre s’engage sur la base du statut de l’association et de son règlement intérieur en vigueur au moment de son adhésion. Pour les mineurs de moins de seize ans, ce bulletin est rempli par le représentant légal.
Cette demande doit être acceptée par le Président, le bureau, le conseil d’administration.
Le statut et le règlement intérieur à jour sont remis à chaque nouvel adhérent, qui s’engage par sa signature à les respecter.








Exclusions

Conformément à l'article N° 8 du statut, un membre peut être exclu pour les motifs suivants:

• Matériel détérioré ;
• Comportement dangereux ;
• Propos désobligeants envers les autres membres ;
• Comportement non conforme avec l’éthique de l’association ;
• Non-respect des statuts et du règlement intérieur
• Etc.

Celle-ci doit être prononcée par le conseil d’administration, après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'exclusion est engagée. Le membre sera convoqué par lettre recommandée avec AR quinze jours avant cette réunion. Cette lettre comportera les motifs de la radiation. Il pourra se faire assister d’une personne de son choix.
La décision de la radiation sera notifiée par lettre recommandée avec AR.

Démission – Décès – Disparition

Conformément à l'article N°8 du statut, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre (simple ou recommandée avec AR) sa décision au président.
Le membre n’ayant pas réglé sa cotisation annuelle dans un délai de 2 mois à compter de la date d’exigibilité, et après avoir été prévenu par courrier AR 15 jours avant la fin des deux mois, sera considéré d’office comme démissionnaire.
Aucune restitution de cotisation n'est due au membre démissionnaire.
En cas de décès, la qualité de membre s'éteint avec la personne.


Article 2

Fonctionnement de l'association

Mesures de police

Il est interdit de fumer dans tous locaux utilisés par l’association.
Des boissons alcoolisées ne peuvent pas être introduites dans tous locaux utilisés par l’association, autres que celles prévues à une collation organisée par l’association.
Il est obligatoire, pour chaque véhicule utilisé par les membres, dans le cadre des activités organisées par l’association, que celui-ci soit en règle et assuré, de plus il est rappelé aux adhérents qu’ils sont entièrement responsables de leurs agissements et de leur tenue, lors des manifestations de l’association. Il est précisé qu’en aucun cas l’association ne pourra être tenue responsable de tout désordre dont l’un ou plusieurs de ces membres seraient à l’origine, et que seule la responsabilité civile de chacun pourra couvrir les dégâts dont ils seraient responsables. Les lois du code de la route s’applique dans toutes les sorties, agissons en conséquence.




Section locale

Lorsqu’une région regroupe X Adhérents, le conseil d’administration peut décider de la création d’une section locale.
La création, le mode de fonctionnement des sections doivent être ratifiés par l’assemblée générale ordinaire/extraordinaire.



Participation à des rassemblements par des membres de l’association

Dans le cas d’un où plusieurs membres souhaitant participer à une manifestation ou rassemblement d’automobile non organisé par l’association. Ceux-ci doivent y participer à titre personnel, toutefois, ils peuvent se revendiquer de l’association pour la faire connaître, afin d’avoir l’accès, pouvoir y distribuer des cartes, autocollant et obtenir d’éventuelle remise ou autre, mais en aucun cas engager l’association sans en avoir obtenue l’accord écrit du président après décision du bureau.
Tout agissement contraire à ce texte pourra amener à l’exclusion du où des membres concernés.



Assemblée générale ordinaire

Conformément à l'article N°12 du statut de l'association, l'assemblée générale ordinaire se réunit 1 fois par an sur convocation du secrétaire.
Les membres à jour de leur cotisation sont convoqués suivant la procédure suivante : Email, courrier.

Les votes, au cas où il y en a, s'effectuent par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance. Les mineurs ont droit de vote.
Il est désigné un secrétaire de séance en début de réunion. Il rédige un procès-verbal de l’assemblée générale.
Les votes par procuration ou par correspondance sont interdits.



Assemblée générale extraordinaire

Conformément à l'article N°13 du statut de l'association, une assemblée générale
extraordinaire peut se réunir en cas de situation exceptionnelle, dangereuse ou non pour le fonctionnement de l’association.
Tous les membres à jour de leur cotisation sont convoqués suivant la procédure suivante : email, courrier.
Les votes, au cas où il y en a, s'effectuent par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance. Les mineurs ont droit de vote.
Il est désigné un secrétaire de séance en début de réunion. Il rédige un procès-verbal de l’assemblée générale.
Les votes par procuration ou par correspondance sont interdits.
Il conviendra de préciser les règles de quorums si les statuts ne les précisent pas.


Frais et dépenses engagés par les membres du Bureau
Sauf mission particulière précise d’un ou plusieurs de ses membres expressément décidée par le Bureau, il n’est pas prévu de remboursement des frais entraînés par la participation aux réunions diverses exigées par la vie courante de l’association. Chaque membre assume seul les dépenses qu’il engage pour lui-même.
Les dépenses engagées par les membres du Bureau pour le fonctionnement administratif de l’association, courriers, photocopies, télécommunications sont remboursées par l’association sur pièces justificatives.
Les membres du Bureau sont tenus de s’entraider afin de répartir autant que faire se peut les dépenses et la charge de travail afférentes à l’administration de l’association.

Tenue des registres et fichiers
Les comptes-rendus et procès-verbaux des réunions du Conseil d’Administration et des Assemblées Générales ordinaires et extraordinaires sont rédigés, diffusés par le secrétaire et peuvent être consultés au siège de l’association sur demande au bureau de l’association.
La comptabilité est tenue, diffusée le cas échéant, et archivée par le Trésorier et peut être consulté au siège de l’association sur demande au bureau de l association.
L’exercice comptable commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de l’année.
Le fichier des membres est tenu et archivé par le Secrétaire, diffusé au Conseil d’Administration.

Règles de correspondance de l’association :
Le Président, le Vice-président, le Secrétaire et le Trésorier sont seuls autorisés à signer la correspondance administrative de l’association dans la mesure où elle est non seulement conforme au statut mais correspond aux tâches définies par le règlement intérieur.

Règles générales de diffusion de l'information :
En dehors de l’information interne à l’association accessible à chacun des membres et pouvant faire l’objet d’une procédure de diffusion spécifique, il existe une information courante de la vie de l’association concernant en premier chef le Bureau, tel que notamment la collecte des demandes d’adhésion, pour laquelle les modalités de diffusion suivantes sont retenues :
Toute information concernant l’association recueillie par l’un des membres du Conseil d’Administration, doit être communiquée aux autres membres du Conseil d’Administration, de préférence dans un bref délai ou au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil d’Administration.
Toute information nécessitant une réaction rapide de l’association doit être transmise immédiatement à l’ensemble des membres du Bureau.

Mandats et comptes bancaires
Le Trésorier et le président, en complément des dispositions déjà prévues au statut, ont le pouvoir de signer seul les dépenses entrant dans le cadre des dépenses de fonctionnement de l’association.

Dispositions diverses

Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur est établi par le conseil d’administration, puis ratifié par l’assemblé général de l’association.
Il peut être modifié par le conseil d’administration, sur proposition d’un ou plusieurs membres suivant la procédure suivante :
«Afin d’être prise en compte, toute demande doit être adressée au bureau de l’association au moins 30 jours avant la réunion du conseil d’administration, qui statut sur le bien fondé de celle-ci et le cas échéant la soumettre au vote lors de l’assemblée générale suivante.
Le nouveau règlement intérieur est adressé à tous les membres de l'association par lettre recommandée (ou email) sous un délai de 1 mois suivant la date de la modification.

Choix technique

L’association, par nature et par choix, utilisera le plus possible les moyens que les réseaux électroniques, et Internet en particulier, mettent à sa disposition.
Ces choix sont valables aussi bien pour des convocations, publications de listes, de préparations ordre du jour, etc.
Une convocation à une assemblée générale qui n’aurait pas été reçue à cause d’un problème technique du côté de l’adhérent ne pourra remettre en question la tenue de cette assemblée ni sa conformité aux statuts.
Dans le cas où un adhérent perd tout moyen d’accès au courrier électronique, il doit rapidement le faire savoir auprès du bureau afin qu’il puisse être contacté par tout autre moyen. Un courrier postal pour éviter les Emails inutiles est fortement conseillé.
Chaque message de fonctionnement (confirmation d’adhésion, convocation..) sera renvoyé 3 fois en cas de problème technique évident ("bounce"*) avant abandon.
*E-mails qui ne sont pas arrivés à destination pour motif de refus permanent.


Le forum :
https://bedfordvanclub.forumpro.fr/index.htm
sert d’actualité en dehors des assemblées (lecture et écriture pour tous).
Chaque membre devra respecter les règles de bonne conduite sur internet dictées par la Nétiquette, ne pas enfreindre le respect des bonnes mœurs (les données à caractère racistes, xénophobes, pornographiques, etc.), ne pas fournir d’informations sur le piratage de quelque nature qu’il soit, ne pas porter préjudice à l’Association BVC (Bedford Van Club)

Tout adhérent ne respectant pas ces règles de base ou l’une des restrictions pourra être radié de l’association.






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Le règlement intérieur sera affiché sur le forum de l’association :

https://bedfordvanclub.forumpro.fr/t10563-reglement-interieur-de-l-association#159858


Tout adhérent s'engage au vu du statut et du règlement intérieur de l'association.